Security 09 - Stellvertretung, Sekretariat

Wie sieht es bei Ihnen an der Schule aus? Ist der/die StellvertreterIn in die täglichen Abläufe der Schulverwaltung eingeweiht?

Stellen Sie sich vor, Sie fallen wegen eines Unfalles gestern Nachmittag für die nächsten 3 Wochen komplett aus!

• Wer an Ihrer Schule weiß das Kennwort für das Direktionslogin am Direktionscomputer und hat damit Zugriff auf die dort gespeicherten Daten?
  (Niemand! Aber eine Vertrauensperson weiß, wo die Informationen versperrt oder verschlossen abgelegt sind.)
   
• Kann der/die Betreffende damit automatisch Direktions-Mail abrufen (via Mailclient Outlook) oder benötigt er noch ein zusätzliches Kennwort dafür?
   
• Sind auf dem Direktionscomputer auch private Konten und das berufliche TSN-Konto von Ihnen eingerichtet, sodass in diesem Fall Ihr persönlich privater und/oder beruflicher E-Mailverkehr mitgelesen werden kann?
  (Der persönliche E-Mail-Account b.musterfrau_(at)_tsn.at ist kein privater, sondern ein dienstlicher, beruflicher E-Mail-Account!)
   
• Wer an Ihrer Schule kennt das Passwort für den Direktions-E-Mail-Account und kann damit beispielsweise zuhause (auch via Webmail) Direktionsmail bearbeiten?
   
• Geben Sie das Kennwort Ihres persönlichen E-Mail-Accounts weiter, um Ihrer Stellvertretung damit Zugang zur SDB und zu Ihrem EDM zu ermöglichen? (Never!)
   
• Wenn Sie das Kennwort schon einmal jemandem (in einer Notsituation vielleicht?) weitergegeben haben, haben Sie es dann anschließend geändert? Damit sichergestellt ist, dass seitdem nur Sie selber auf sensible Daten (Direktionscomputer, Direktionsmail, Dienst-E-Mail, ...) zugreifen können?
   
• Kennen Sie den Ablauf im Fall Ihrer Verhinderung, damit Ihre Stellvertretung notwendige Eintragungen in der SDB machen kann oder im EDM Dienstreiseanträge genehmigen kann? (Welche anderen zeitkritischen Anwendungen gibt es noch?)
   
• Hat Ihre Stellvertretung die Handysignatur oder ID-Austria freigeschaltet, damit die SDB oder weitere personenbezogene Daten anderer im TSN technisch gesehen bedient werden können?
    
• Ist Ihre Stellvertretung damit vertraut, Eintragungen in der SDB zu machen, Genehmigungen im EDM abzuwickeln, die auflaufenden Direktions-E-Mails zu bearbeiten und entsprechend in einer übersichtlichen, sich logisch erschließenden Ordnerstruktur abzulegen?
   
• Gibt es an Ihrer Schule Sekretariatspersonal und welche Rechte und Anwendungen und Wissen um diese Zusammenhänge hat diese Person? 
     
• Melden Sie Ihre Stellvertretung wirklich bei Abwesenheiten (ganztägig) Ihrerseits, um dieser vertretenden Person entsprechende Zulagen für die Vertretung zukommen zu lassen?

Fragen über Fragen :-))

Ich freue mich über Ihre Rückmeldungen und mehr noch über Ihr Nachdenken über diese Situation.