Einschreiber einspielen - Vorlagendatei 2024

Für alle Volksschulen ist es möglich, die sog. Einschreiber in einem --> MS Excelfile (s. auch Anhang am Ende des Artikels) an das SchulleiterInnen-Service zu übermitteln. Die Daten werden dann zentral eingespielt und es entfällt das mühsame Anlegen der kommenden Ersteler/Vorschüler:innen.

Dafür gibt es eine Vorlagendatei für die Verwendung mit MS Excel. Verwenden Sie zukünftig bitte immer die aktuelle angehängte Datei am Ende des Artikels und nicht evtl. lokal gespeicherte ältere Versionen.

Für die Innsbrucker Schulen werden die neuen Schülerinnen und Schüler schon vor der Einschreibung zentral eingespielt. Das bedeutet, dass die Innsbrucker Volksschulen im Normalfall keine Erstklassler/Vorschüler:innen mehr anlegen müssen, sondern nur die Betreffenden via Schülersuche in die "Erste Klasseneinteilung" übernehmen müssen!

Achtung!
Es kommt immer wieder zu doppelten Einträgen von Schülern bzw. Schülerinnen in der Datenbank, weil einzelne Schulen ihre Erstklassler wieder neu und damit evtl. doppelt anlegen - anstatt sie zu übernehmen. Unterschiedliche Schreibweisen tun ein Übriges!

Vorschlag:
Anstatt von der Gemeinde eine Liste mit den voraussichtlichen Schulanfänger:innen bzw. Schulpflichtigen zu organisieren (im schlimmeren Fall ausgedruckt statt digital), von diesen dann vielleicht wieder händisch die Daten in einem Dokument zu erfassen und dann in Sokrates noch einmal anzulegen, sollten Sie versuchen, möglichst viele Daten in der Vorlagendatei (s. Link am Ende des Artikels) von der Gemeinde ausfüllen zu lassen bzw. selber auszufüllen, respektive die Werte hineinzukopieren.

Halten Sie sich bitte an das vorgegebene Format sowie an die Auswahllisten in der Vorlagendatei. Füllen Sie das Tabellenblatt "Schülergrunddaten" möglichst vollständig und mit sinnvollen Angaben aus.
Im Wiki SLS (-> hier) gibt es wichtige Hinweise zur Unterstützung!

Andernfalls können die Daten nicht fehlerfrei übernommen werden! Geben Sie bitte in Ihrem Mail an, um welche Ersteler in welchem Schuljahr es sich handelt, damit die Datei im richtigen Schuljahr eingespielt werden kann!
Einschreiber werden immer in dem Schuljahr angelegt, in welchem sie schulpflichtig werden, also in welchem sie voraussichtlich an die Schule kommen werden.

Sie können bei den eingespielten oder auch angelegten Einschreibern die Adressdaten sowie Grunddaten ändern, indem Sie im richtigen Jahr bei "Neue Schüler" - "Adressen anlegen" die SchülerInnen markieren und "Bearbeiten". Dabei können Sie auch weiter auf die Grunddaten zugreifen und sie ggf. ändern.

In weiterer Folge haben Sie den Vorteil, Adressetiketten - auch für die Einschreiber - zu drucken. Ebenso können Sie Schüler:innen-Listen, Bescheide und Mitteilungen, die für Einschreiber in Frage kommen (wie z. B. Aufnahme Vorschule), drucken. Gehen Sie in das entsprechende Schuljahr und wählen Sie "Auswertungen" - "Schülerlisten" - "Adressetiketten". Nun suchen Sie beispielsweise noch die Klasse "Einschreiber" und können damit Zweckform/Avery-Etiketten (Nr. 3658) für diverse Anschreiben drucken.

Siehe dazu auch den Artikel --> Etikettendruck.