Mail-Papierkorb wird gelöscht

Achtung! Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass E-Mail-Nachrichten im Papierkorb Ihrer Postfächer in Kürze nach einer Frist von 90 Tagen (3 Monaten) systemseitig automatisch gelöscht werden. In diesem Zusammenhang spielt nicht das Löschdatum (-> in den Papierkorb) eine Rolle, sondern das Datum, wann das Mail abgesendet/erhalten wurde, auch wenn Sie es erst Wochen später in den Papierkorb löschen.

• Bsp. 1:
  Sie erhalten das Mail 1 am 01.09.2022, löschen es danach und nun liegt es im Papierkorb Ihres Postfaches. Aus dem Postfach-Papierkorb würde es - wenn die Löschregel aktiviert wäre - automatisch am 01.12.2022 gelöscht, weil das Element im Papierkorbordner des Postfaches in den zeitlichen Bereich mehr als 90 Tage nach dem Sende-/Erhaltdatum fällt. 
   
• Bsp. 2: 
  Sie erhalten Mail 2 am 21.11.2022, löschen es irgendwann Tage oder Wochen später, so dass es im Papierkorb Ihres Postfaches liegt. Aus dem Postfach-Papierkorb wird es automatisch am 20.02.2023 gelöscht, weil das Element im Papierkorbordner des Postfaches in den zeitlichen Bereich mehr als 90 Tage nach dem Sende-/Erhaltdatum fällt.
   
• Bsp. 3: 
  Sie löschen Mailnachrichten im Ordner "Gesendet", die älter als 01.01.2022 sind. Diese landen damit im Papierkorb Ihres Postfaches. Aus dem Papierkorbordner des Postfaches werden sie automatisch mit dem Scharfschalten der Regel am 01.02.2023 gelöscht, weil die Elemente im Papierkorb in den zeitlichen Bereich mehr als 90 Tage nach dem Sende-/Erhaltdatum fallen.

Die zentrale Löschregel wird am 01.02.2023 scharfgeschaltet! Alles, was im Papierkorbordner Ihres Postfaches liegt und in den zeitlichen Bereich 90 Tage (oder mehr) nach Sende-/Erhaltdatum fällt, wird endgültig gelöscht.

Sie werden in den nächsten Wochen über mehrere Schienen auf diese wichtige Neuerung aufmerksam gemacht! Für viele TSN-Benutzer:innen stellt dies wahrscheinlich kein Problem dar. Aber doch einige werden den Papierkorb vielleicht als "Archiv" benutzt und sich bisher darauf verlassen haben, dass sie dort wieder alles Gelöschte vorfinden, wenn sie es denn brauchen würden.

Wie können Sie unliebsamer Datenlöschung vorbeugen?

1. Schieben Sie Nachrichten - auch aus dem Papierkorb - in einen Ordner "Alte Mails" oder so ähnlich (anstatt sie zu löschen) - wenn Sie annehmen, dass Sie sie noch nicht endgültig löschen lassen möchten.
   (Von der Löschrichtlinie sind nur die Papierkorbordner betroffen - Trash, Deleted items, Gelöschte Elemente, Papierkorb, ... oder wie immer sie je nach Mailclient heißen.)
     
2. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Postfach aufzuräumen. Was endgültig gelöscht werden kann, soll in den Papierkorbordner des Postfaches wandern.
   Werfen Sie dabei auch einen Blick in den Ordner "Gesendet", der vielfach sehr, sehr groß sein wird.
     
3. Dann gibt es auf den von uns betreuten Direktions- oder Sekretariatsgeräten noch lokale Datendateien (meist als "Archiv" in einem separaten Postfachstrang in der Navigation erkennbar). Schieben Sie alte Nachrichten, die Sie in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen, aber noch auffinden wollen, in dieses lokale Archiv. 
   Bei großen Datenmengen machen Sie sich ggf. Schuljahresarchive als eigene Datendateien. 
   Diese Datendateien (Archive) liegen dann nur mehr lokal auf diesem Gerät und belasten damit nicht die Postfachgröße.
     

Warum kommt es zu dieser Änderung?
Neben dem Argument "Speicherplatz" und "Fair use" ist anzuführen, dass sich schlanke Postfächer auch am Mailclient schnell verbinden, weniger Synchronisationsprobleme und Support verursachen, v. a. im Zusammenhang mit dem Protokoll Active Sync (in der Hauptsache für Direktionspostfächer oder Sekretariatspostfächer in Verwendung).

Dabei geht man seitens TSN und Mailprovider davon aus, dass in einem Postfach-Papierkorb nur Daten liegen, die entsorgt werden sollen. Zusätzlich kann man der DSGVO auch besser entsprechen, wenn nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden.