E-Mail-Etiquette im TSN

von Alois Schett
01. Juli 2022

(Wiederveröffentlichung)
"Kommuniziert wird wie nie - aber wie? Die Vielzahl neuer Techniken hat eine babylonische Verwirrung der Verkehrsformen erzeugt. Ein Kommunikations-Knigge tut Not." (c't–Magazin 12/2000, Gundolf S. Freyermuth.) Dies gilt gut zwanzig Jahre später leider immer noch! Viele berufliche E-Mail-Nutzer wünschen sich vom Arbeitgeber Regeln für den Einsatz von E-Mail.

Es gibt viele Anleitungen und Regeln für den sinnvollen Gebrauch von E-Mail. Angemessene Verwendung von E-Mail soll aber auch vorgelebt werden, von den Führungskräften einschließlich der Schulbehörden. Es zeigt sich seit Jahren, dass das Werkzeug E-Mail zunehmend für Informationsüberflutung und die "Verstopfung" von Postfächern "missbraucht" wird. Es muss davon ausgegangen werden, dass DirektorInnen in den Schulen ihren LehrerInnen keine Informationen vorenthalten wollen und deshalb alles an ihre Angestellten weiterleiten, ohne jedes Mal eine Auswahl treffen zu wollen.

  1. Die Stärke von E-Mail liegt darin, wichtige Informationen sehr schnell und leicht für einen großen Personenkreis zugänglich zu machen!
      Aber: Zu viele E-Mails und v. a. Belanglosigkeiten lenken von der Arbeit ab!


     

  2. Kopien werden nur an Empfänger gesendet, die die Information benötigen oder haben wollen. Bei E-Mails an die Direktionen soll die Zielgruppe angegeben werden, um ein generelles Weiterleiten an den gesamten Lehrkörper zu minimieren!
      Weiters: Die Funktionen „CC" (carbon copy), „BCC" (blind carbon copy) und „Allen antworten" sollten überlegt eingesetzt werden!


     

  3. Es hat sich bewährt, notwendige oder „große" Dokumente in einem für die Empfängerin zugänglichen Bereich zu verlinken anstatt sie als „Attachments" an viele Empfängerinnen zu senden.
      Diese Dokumente sollen also einmal zentral existieren und von Interessierten dort abgerufen werden können. Fotosammlungen, Videos, CD oder DVD eignen sich nicht dafür, per E-Mail versendet zu werden.


     

  4. Eventuelle unvermeidbare Anhänge in E-Mails, die sich an viele Empfänger richten, sind klein und im richtigen Fileformat. Damit ist gewährleistet, dass der Empfänger nichts nachinstallieren muss, wie z. B. Sprachen und Rechtschreibprüfung im Textverarbeitungsprogramm. Benutzer älterer MS Office-Versionen sollten aber das „MS Compatibility Pack" (frei erhältlich1) installiert haben, um Office-Dokumente im neuen XML-Format lesen und speichern zu können. Mehr als 3 Attachments werden zu einem Paket „gezipt"2!
      Im Hinblick auf Bandbreitenschonung und um das Überquellen der Postfächer hintanzuhalten sind Anhänge kleiner als 200 KB und in einem gängigen Fileformat (PDF, JPG, PNG, GIF) gehalten. Der Verzicht auf eingescannte Unterschriften kann die entsprechenden Dokumente stark verkleinern! MS-Office-Dokumente werden nur zum Zwecke der Zusammenarbeit im Office-Format versendet!


     

  5. Wählen Sie einen sprechenden Betreff, damit der Leser das Mail richtig einordnen und kategorisieren kann sowie später erfolgreich suchen kann. „Fw:" alleine, „Bitte lesen!", „WG: Einladung zum Vortrag", lange Filenamen wie „0200300_ Erledigung - Firma_XY_LSR für das Bundesland BMUKK-53_456_0201-B_8_2009_18_02_2008_IDeal - Landesschulrat für Vorarlberg.doc" o. Ä. sind als Betreff völlig ungeeignet!
      Unter „Cognitive Load" versteht man die notwendige mentale Anstrengung, eine Information in einen größeren Sinnzusammenhang zu setzen und mit anderen Informationen zu verknüpfen.


     

  6. Weiterleitungsorgien sind häufig nicht zielführend! Dadurch landen oft E-Mails mehrfach im Postfach der „Endempfängerin". Sollten Weiterleitungen trotzdem notwendig sein, muss auf die Reihenfolge der Informationen geachtet werden und unnötiges Scrollen bei der Leserin vermieden werden. Auch ist es - abgesehen vom datenschutzrechtlichen Problem - schlechte Sitte, wenn eine halbe bis dreiviertel Seite Empfängeradressen von realen Personen für die Empfängerin sichtbar sind.
      E-Mails sind gleich schon an die richtigen Empfänger, an die gewünschte Zielgruppe zu senden. Unwichtige Weiterleitungsinformationen sind zu entfernen. Um einen „Cognitive overload" (s. o.) beim Endbenutzer zu verhindern, stehen die für ihn wichtigen Informationen am Beginn des E-Mails und die unwichtigen Weiterleitungsinformationen am Ende.


     

  7. Anhänge, die zum Ausdrucken und Aufhängen im Konferenzzimmer oder auf einer Anschlagtafel auffordern bzw. gedacht sind, sind druckerfreundlich gestaltet. Drucksorten, die im fertigen Zustand gefaltet sind, eignen sich z. B. nicht als Bildschirmdokument. Auch die Farbwahl u. a. Gestaltungselemente unterliegen am Bildschirm anderen Gesetzmäßigkeiten als zum Druck bestimmte Dokumente!
      Helfen Sie mit, unnötigen Tinten- oder Tonerverbrauch zu vermeiden und Druckkosten beim Verbraucher zu senken.


     

  8. Es ist zwar für Veranstalter praktisch, wenn sie mit einem Klick auf „Senden" alle LehrerInnen in einem Bundesland - in Tirol sind dies mehr als 7.500 PflichtschullehrerInnen - erreichen können. Aber eigentlich ist E-Mail nicht das richtige Tool dafür.
      Seriöse Anbieter verwenden Newsletter, in den sich das Zielpublikum gesetzeskonform nach dem E-Commerce-Gesetz ein- und austragen kann.


     

  9. In weiterer Folge ist es sinnvoll, Seminarangebote, Restplätze usw. mit der RSS-Technologie3 über einen „Newsfeed" anzubieten. Dabei können die Informationen auf Anbieterseite immer aktuell gehalten werden und der Kunde wird via „Feedreader" (aktuelle Browser haben dies bereits integriert) auf dem Laufenden halten.
      Im Unterschied zur Benachrichtigung per E-Mail geht die Initiative bei RSS3 von der Empfängerin aus, die den „Newsfeed" abonniert hat. Bei dieser Lösung kann die Anbieterin zwar die Leserinnen nicht auswählen, muss sich aber im Gegenzug auch nicht um die sinnvolle Verwaltung der Leseradressen und -daten kümmern und Mailinglisten warten. Weitere Vorteile bestehen darin, dass die Leserin nicht offenlegen muss, dass sie die Quelle beobachtet und Quellen wesentlich leichter abonnieren bzw. abbestellen kann, indem sie einfach die Einstellung in ihrem „Feedreader" vornimmt.


     

  10. Verzichten Sie darauf Witze, Cartoons oder Kettenbriefe an viele Empfänger weiterzugeben!
      Die TSN-Adressen sind zwar persönliche, aber dienstliche Accounts. Die Empfänger wollen keine Nonsens-Mails erhalten und nicht von der Arbeit abgehalten werden.


     

  11. Bedenken Sie bitte, dass sich die Empfängerin nur einmal mit jeder Mail beschäftigen will. Kalkulieren Sie bitte auch die fixen Zeiten und Zeitspannen der Empfänger bei der Mailbehandlung ein.
      Die Überlegungen zur Mailbehandlung lauten: Sofort reagieren, archivieren oder löschen. Dies erfolgt morgens, mittags und zu Feierabend - und nie länger als 20 bis 30 Minuten en bloc.


     

  12. Achten Sie auf gute Lesbarkeit Ihrer E-Mails und beziehen Sie verschiedene Mailclients in Ihre Überlegungen mit ein, da sonst unschöne Zeilenumbrüche die Folge sind.
      Dies ist mit der Wahl einer guten Schriftgröße und -art sowie kleiner Fensterbreite gegeben.


     

Abschließend sei noch erwähnt, dass die Bildungsdirektion zentral offene sowie geschützte Bereiche hat, wo wichtige Dokumente, Rundschreiben usw. hinterlegt und verlinkt werden können. Die Endbenutzer unterliegen einer Holschuld und können sich auf Wichtiges konzentrieren ohne von der Informationsflut erschlagen zu werden. Der Einsatz von automatischen Benachrichtigungen in EDM (Statusänderung) oder PHO (Seminarplatzzusage) erfolgt bewusst zur Information einzelner Betroffener, weil ein nahezu täglicher Einstieg in EDM oder PHO - quasi auf „Gut Glück" - einfach nicht sinnvoll ist bzw. erwartet werden kann.

Anleitungen und Erklärungen zu E-Mail, RSS etc. finden sich - wie immer - auf http://schulleiterservice.tsn.at/.

Auch in früheren Artikeln auf TiBS wurde das Problem schon thematisiert, z. B. in „Infolust statt Mailfrust".

Eine Anleitung zum Abonnieren von RSS-Feeds findet sich ebenfalls hier auf TiBS.

(Dieser Artikel wird zur leichteren Lesbarkeit auch als PDF - s. am Seitenende "Weiterführende Links" - angeboten.)

 

Weitere Quellen:

 

[1] MS Compatibilty Pack Download

[2] Erklärung, Programme

[3] Erklärung auf Wikipedia