Klassen-Elternverteiler in Outlook

DruckversionDruckversionPDF versionPDF version

Der Bedarf an Klassen-Elternverteilern in Outlook am Direktionsgerät zur E-Mail-Benachrichtigung der Eltern durch die Schulleitung ist unumstritten. Damit nicht mehrfach unnötiger Aufwand erzeugt wird, wird folgende Vorgangsweise vorgeschlagen:

Das sog. datenführende System bezüglich Schülerinnen und Schülern bzw. ihrer Eltern ist die Schülerverwaltung Sokrates Web. Hier erfassen die klassenführenden Lehrpersonen im Adressblatt die Eltern samt Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), u. U. auch bei den Grunddaten der Schülerinnen und Schüler deren Mobiltelefon oder Schüler-Mailadresse - falls benötigt. D. h. hier finden alle Beteiligten jederzeit aktuell die benötigten Kontaktdaten.

Nun bieten sich 2 Wege an, wie Sie in Outlook lokal auf Ihrem Gerät einen Klassen-Elternverteiler erstellen. Leider existiert in Outlook nach wie vor ein Problem mit Sonderzeichen im Dateiimport, noch dazu gibt es versionsabhängige Unterschiede:

  • Schnell via Zwischenablage - ohne Kontaktanlage der einzelnen Schüler-Eltern-Kontakte, nur Verteileranlage
    -> Erklärvideo (4 min)

     
  • oder mittels Datenimport inkl. Kontaktanlage der einzelnen Schüler-Eltern-Kontakte in einem separaten lokalen Adressbuch
    -> Erklärvideo (7 min)
     

Bitte kontrollieren Sie im Anschluss jedenfalls die importierten Kontaktdaten auf ev. Fehler hinsichtlich Sonderzeichen und auf Vollständigkeit der gewünschten Verteiler!

Wenn Sie dies wie dargelegt umsetzen, können Sie eigentlich im Zuge des Jahreswechsels auch die alten Verteiler und/oder Schüler-Eltern-Kontakte löschen und gem. Anleitung wieder neu und sauber aus dem datenführenden System erzeugen, ohne Altlasten mitzuschleppen!

Rückmeldungen sind erbeten.

Kategorie: