Digitaler Aktenplan V20

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Der Digitale Aktenplan (Schulaktenplan) stellt zusammen mit dem sog. Direktionskalender ein wichtiges Unterstützungselement und eine Strukturierungshilfe für die tägliche Verwaltungsarbeit in der Schulleitung dar.

Die aktualisierte Version vom Aktenplan wurde im Netzwerk Tiroler SchulleiterInnen (NTS) weiterentwickelt, da sich in den letzten Jahren viel an Veränderungen ergeben hat.

Es ist ein Vorschlag für ein "genormtes digitales Ablagesystem" in Form einer Ordnerstruktur am Direktionsgerät. Denken Sie an die vielen Vorteile eines solchen Systems für das schnelle und das nachhaltige Auffinden von Dokumenten durch Sie oder bei einem Wechsel von Schulleitungen, bei der temporären Übernahme durch Stellvertretungen, bei der Unterstützung durch Sekretariatskräfte (an mehreren Schulen) o. ä. Synergien. Natürlich kann die Struktur an eigene Bedürfnisse angepasst werden.

Berücksichtigen Sie bitte, dass für eine Strukturänderung bei der Datenspeicherung der Schnittpunkt eines neuen Schuljahres sicher der beste Zeitpunkt ist, um mit einer neuen Ordnerstruktur zu beginnen. Dabei wird vorgeschlagen, den bisherigen Daten-Schule - Ordner umzubenennen (Daten-Schule alt) und als Archiv zu behandeln - nur mehr zu suchen und wegzukopieren, wenn Dokumente benötigt werden.  

An eine parallel geführte analoge Struktur mit vielen verschiedenfarbigen Mappen und beschrifteten Ordnerrücken wie früher ist nicht mehr gedacht, wobei es aber durchaus Sinn machen kann, eine bestimmte Übergangszeit noch Ordnermappen in den Hauptkategorien zu führen, um dort Papierversionen entsprechend abzulegen. Aber denken Sie bitte den Weg zu einem papierlosen Büro an, wo Sie Papierdokumente mittels Einscannen digitalisieren, aussagekräftig strukturiert benennen und digital ablegen.

Rückmeldungen richten Sie bitte an uns.