Jahreswechsel 2017/18

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Den sog. Jahreswechsel in Sokrates Web erledigen Sie am besten mit Ende des laufenden Schuljahres bzw. am Beginn des neuen Schuljahres. Es gilt - wie immer - die Sokrates-Logik: Menüpunkt "Jahreswechsel" von oben nach unten abarbeiten, wobei nicht jeder Untermenüpunkt für Ihre Schule notendig sein muss!
Hier finden Sie eine kleine Übersicht, was in Sokrates Web zu erledigen ist:

Folgende Tätigkeiten sind mit Schuljahresende bzw. vor oder mit Schulbeginn in Sokrates auszuführen:

Menüpunkt

Schuljahr 2017/18 und Planungsjahr 2018/19 sind im Normalfall schon angelegt.
Bitte die Datumsgrenzen auf korrektes Beginn- und Endedatum kontrollieren.
Siehe dazu auch --> hier.

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

Stundentafel kontrollieren/anpassen:
Wenn sich Änderungen in der Stundentafel für das kommende Schuljahr ergeben, nehmen Sie diese bitte vor, bevor Sie SchülerInnen den Klassen im neuen Jahr zuweisen. Bitte vermeiden Sie dabei das Anlegen und die Verwendung von schulspezifischen Fächern. Wenn es irgendwie möglich ist, verwenden Sie bitte Behördenfächer!
Siehe dazu auch --> hier.

Basisdaten
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Gegenstände
bzw.
Stundentafeln

Klassen kopieren, Struktur anpassen:
Hier geht es nur um die Struktur (die Klassenorganisation), aber noch nicht um die SchülerInnen.
Kontrollieren Sie zuerst noch unter SJ-Beginn die heurigen Klassen hinsichtlich Folgeklasse und Mehrstufenklasse-Hakerl.
Folgeklasse ist der Klassenname im nächsten Schuljahr (s. "Berechnen" beim nächsten Punkt), bei vierten Klassen lassen Sie dieses Feld leer, ebenso an niederorganisierten VS (im Normalfall).
Niederorganisierte Schulen haben Klassen mit mehreren Schulstufen und bei diesen das Hakerl "Mehrstufenklasse" gesetzt. Auch in anderen Fällen, wo mehrere Schulstufen in einer Klasse unterrichtet werden (Sonderschulen, manche Integrationsklassen, ...), ist dies zu setzen, damit jeder seine Schulstufe mitnehmen kann und abweichende Stufen möglich sind..

Die Option "Daten beibehalten" bei der Aktion "Klassen kopieren" ist z. B. für niederorganisierte VS, wenn die erste Klasse die erste bleibt (KlassenlehrerIn). Standardmäßig kopieren Sie die ersten bis dritten Klassen (--> ergibt die zweiten bis vierten), steigen dann ins Schuljahr 17/18 ein und legen die ersten Klassen manuell an. Achten Sie - im neuen Schuljahr - auf das Datum der Schulnachricht, Zeugnisdatum, Datum der WH-Prüfungen in der Sekundarstufe etc. - bevor Sie SchülerInnen den Klassen zuweisen.

Kontrollieren Sie im neuen SJ bei allen Klassen die Funktion der klassenführenden Lehrperson - Klassenlehrerin oder Klassenlehrer in der VS und SoS, Klassenvorständin oder Klassenvorstand in der NMS/HS und PTS.
(Diese Funktionsbezeichnung wird dann bei Mitteilungen oder am Zeugnis verwendet.) Auch die Standardbelegung der Klasse (Stundentafel, Schulformkennzahl) ist einen Kontrollblick wert ;-)

Siehe dazu auch --> hier (Abschnitt Klassenstruktur kopieren).

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

SchülerInnen in andere Schule:
Die weiterführenden Bundesschulen - mit Ausnahme der Privatschulen - sind mittlerweile auf einer eigenen Datenbank, sie haben sich während der Bewerbungsphase im Februar oder März die Schüler geholt oder aufgenommen; lassen Sie bitte solche Schüler unberührt - anders als in früheren Anleitungen vermerkt!

Alle anderen SchülerInnen weisen Sie den nachfolgenden Pflichtschulen zu - falls Sie dies im Lauf des 2. Semesters noch nicht erledigt haben oder sich diese die Schüler nicht schon selber fürs neue SJ geholt ahben.
Darüber hinaus gibt es noch die Schule "Extern" (für Schüler, die in ein anderes Bundesland übersiedeln oder wo Sie nichts wissen) oder die Schule "Abmeldung" (verwenden wir bisher für Schüler, die die Schulpflicht erfüllt haben und in die Arbeitswelt wechseln). Die jeweils korrekte Schulart ist für nachfolgende statistische Auswertungen über den weiteren Bildungsweg von Vorteil.
Siehe Artikel --> hier.

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

Klasseneinteilung nächstes Schuljahr:
Es ist besser, dies erst im Herbst zu erledigen, wenn die SchülerInnen tatsächlich an der Schule sind! Wenn Sie "mit Abmeldungen" einschalten, werden Ihnen abgemeldete/überwiesene Schüler auch angezeigt, standardmäßig ist die Option aus und Sie werden vor fehlerhaften Zuweisungen bewahrt ;-)
Mittels Schaltfläche "Berechnen" - machen Sie das bitte stufenweise - werden in einem Rutsch alle markierten SchülerInnen der heurigen 1a in die eingetragene "Folgeklasse", also die nächstjährige 2a geschoben, aus der heurigen 2a in die Folgeklasse 3a usw. Nur SchülerInnen ohne Aufstiegsklausel (rot) und SchülerInnen auf der höchsten Stufe (lt. Stundentafel) bleiben unbehandelt. AbgängerInnen/AbbrecherInnen aus niedereren Klassen dürfen Sie natürlich nicht markieren.
Niederorganisierte Schulen arbeiten eher mit der herkömmlichen Methode und schieben stufenweise die SchülerInnen in die richtige Klasse, da hier z. B. bei einer 2-klassigen Schule die Folgeklasse nicht funktionieren kann.

Wenn ein Schüler bzw. eine Schülerin abgemeldet wird, also nicht kommt und doch an eine andere Schule geht, überweisen Sie bitte den Betreffenden/die Betreffende unverzüglich, damit die andere Schule diesen Schüler/diese Schülerin verfügbar hat, Listen drucken kann usw.

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

Gruppen kopieren, Struktur anpassen:
Neben dem Kopieren der Struktur mit Logik (aus 1a-WE_Tex wird 2a-WE_Tex) oder ohne Logik (Chor bleibt Chor), können an dieser Stelle auch die SchülerInnen der Gruppe mitkopiert werden. Für Unterrichtsgruppen, wo kein oder wenig Wechsel ist, ist dies sicher sehr sinnvoll. Einzelne Veränderungen müssen Sie dann im nächsten Schuljahr korrigieren.

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

UG-Einteilung nächstes Schuljahr:
Es ist besser, dies auch erst im Herbst zu erledigen, wenn die SchülerInnen tatsächlich an der Schule sind!
Evtl. kopieren Sie manche Gruppen gleich inklusive SchülerInnen (s. vorigen Punkt).

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

LG-Einteilung nächstes Schuljahr:
Es ist besser, dies im Herbst zu erledigen, wenn die SchülerInnen tatsächlich an der Schule sind!
Voraussetzung ist, dass es überhaupt Gruppen vom Typ "Leistungsgruppe" im neuen SJ gibt.

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel

Aktuelles Jahr auf 2017/18 setzen:
Stellen Sie dies erst dann ein, wenn alle Arbeiten im heurigen Jahr erledigt sind (am besten nach den WH-Prüfungen).

Ende des Schuljahres
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Jahreswechsel
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Schuljahre pflegen

Neue SchülerInnen:
VS erste Klasse:
Im Idealfall haben Sie die SchülerInnen schon im Laufe von 2016/17 für das/im Jahr 2017/18 einspielen lassen oder aufgenommen.
Wenn Sie diese SchülerInnen schon einer ersten Klasse zugewiesen haben, bedenken Sie bitte Folgendes: wenn ein Schüler bzw. eine Schülerin nicht kommt und doch an eine andere Schule geht, überweisen Sie bitte den Betreffenden/die Betreffende unverzüglich, damit die andere Schule diesen Schüler/diese Schülerin verfügbar hat, Listen drucken kann usw.!

Alle anderen:
SchülerInnen von anderen Schulen via SchülerInnen-Suche "In erste Klasseneinteilung" übernehmen, falls die vorige Schule noch nichts unternommen hat.
SchülerInnen aus dem Topf „Erste Klasseneinteilung" in die regulären Klassen zuweisen ("mit Klassenbeginn" = Schulbeginn oder mit späterem Datum bei späterem Eintritt) - wenn sie tatsächlich da sind.

Schuljahresbeginn
im neuen SJ
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Neue Schüler

 

 

Hinweise:

  • Der Jahreswechsel ist auch eine gute Gelegenheit, Ihre Datenbasis auf Fehler zu überprüfen. Sokrates Web hilft Ihnen beim Aufspüren möglicher Fehler mittels "Dynamischer Suche". In der Kategorie "Datenfehler" haben Sie mehrere Abfragen zur Verfügung, mit denen Sie auf einen Blick Ungereimtheiten aufdecken. S. Anleitung --> hier (link is external).
     
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie u. a. im Wiki SchulleiterInnen-Service - Ende des Schuljahres.
       
  • BiDok-relevante Merkmale werden verstärkt als Ereignisse, Merkmale o. Ä. hinterlegt, was in erster Linie zur Folge hat, dass Sie weniger Arbeit haben und die Datenqualität besser wird. Ziel ist, dass die BiDok-Meldung ein Nebenprodukt der Schülerverwaltung ist und bei einer gut gewarteten Schülerverwaltung mit wenigen Klicks erzeugt wird. Sonderfälle müssen evtl. noch manuell nachgeprüft werden. Dabei gehen bei der Oktobermeldung 3 Punkte auf das vergangene Schuljahr:
    • Fremdsprachenunterricht,
    • mehrtägige Schulveranstaltungen (mit Übernachtung)
    • und Schulpflichtverletzung samt unentschuldigter Fehlstunden (bei Zutreffen einer Eskalationsstufe).
       
    • VS: VÜ Lebende Fremdsprache Englisch in der ersten und zweiten Stufe integriert (32 Jahreswochenstunden, danach mit 1 Wochenstunde), muss in allen 4 Stufen aufs Zeugnis und in die Bidok-Meldung (über die Fachwahl).
      ASO: VÜ Lebende Fremdsprache Englisch ab der dritten Stufe, später u. U. zusätzlich als UÜ oder als FG möglich.
      NMS/HS/PTS: Lebende Fremdsprache Englisch als PG, nur SPF-Kinder haben den PG abgewählt und dafür die VÜ.
       
    • Schulveranstaltungen - s. Anleitung --> hier

Bemerkungen:

  • Zeugnisse werden automatisch nach der Einspruchsfrist systemseitig abgeschlossen; sie sind damit archiviert.
    Es macht Sinn, wenn Sie sie manuell vorher schon abschließen, sobald Sie glauben, dass nun nichts mehr verändert werden soll und alles korrekt gedruckt ist.
  • SchülerInnen in andere Pflichtschule - falls nicht schon passiert - spätestens mit Jahresende erledigen!
  • "Falsche SchülerInnen" im Topf "Erste Klasseneinteilung" können Sie jederzeit gefahrlos löschen, die Daten bleiben in der Datenbank erhalten.
  • Voreilige Zuweisungen führen häufig zu falschen Laufbahnsätzen!
    Irrtümliche Klassenzuweisungen von SchülerInnen können Sie bei der Aktion Klassenwechsel bzw. Schulwechsel mittels Anhaken von "mit Klassenbeginn" bzw. "Laufbahn(en) an der Schule im gewählten SJ löschen" (Achtung! Kurz nachdenken - keine aktive Laufbahn zerstören!) wieder korrigieren.
    Die Laufbahnsätze selber können Sie bei Schülerlaufbahn pflegen zwar zeitlich abändern, aber nicht komplett löschen.

    Beispiel zum Verdeutlichen:
    Wenn Sie die Schülerin Mayer Elisa irrtümlich mit 11.9.2017 in die 2b zugewiesen haben, können Sie sie frühestens mit 12.9.2017 in die 2c zuweisen. Sie hat damit einen falschen Laufbahnsatz von einem Tag. Um dies zu vermeiden gibt es die Schaltfläche "von Klassenbeginn", damit wird der Laufbahnsatz in der 2b entfernt.

    Wenn diese Schülerin aber mit dem neuen Schuljahr die Schule gewechselt hat und Sie sie schon vorauseilend der 2c-Klasse zugewiesen haben, können Sie sie an die neue Schule überweisen und - wenn es notwendig ist - gleichzeitig den aktuellen Laufbahnsatz an Ihrer Schule im neuen/gewählten Schuljahr, der ja damit offensichtlich falsch ist, löschen (Hakerl "Laufbahn an der eigenen Schule im gewählten (=oben eingestellten) SJ löschen" <-- Achtung! Kurz nachdenken :-)).

 

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